Kennen Sie das? Sie haben eine gute Idee für ein mögliches Thema, das sich gut für einen Artikel auf Ihrem Unternehmensblog eignet. Aber wohin mit dieser Idee, die in Gefahr gerät, doch wieder vergessen zu werden, bevor sie umgesetzt wird? Vergessen Sie die bunten Haftnotizzettel, die niemand wiederfindet! Lesen Sie hier über sechs Blogging-Tools, um eine Ideensammlung mit Ihren Kollegen zu erschaffen und ob diese sich auch noch als To-Do-Listen eignen.

Trello

Trello ist ein englischsprachiges Tool und eignet sich extrem gut für das Projektmanagement Ihres kleinen oder mittelständischen Unternehmens (KMU). So gesehen ist es ein Organisations-Tool für Ihre internen Abläufe jeder Art. Sie haben zuerst ein leeres Board, dem Sie neue Projekte hinzufügen können. Anschließend sehen Sie automatisch drei Listen: »To Do«, »Doing« und »Done« – simpel, aber effektiv. In den Listen selbst können Sie eigene »Cards« anlegen, in denen Sie genauer beschreiben, welche Arbeiten erledigt werden müssen. Die können Sie dann Ihren Mitarbeitern zuweisen. Es ist sogar möglich, »Cards« einzufügen, die dann nach Erledigung abgehakt werden können. Das schafft noch mehr Übersicht darüber, was noch erledigt werden muss. Wichtig zu wissen ist, dass Ihre Mitarbeiter auch alle bei Trello angemeldet sein müssen, damit Sie untereinander Aufgaben zuweisen können oder auch nur das Board angucken zu können. Wie so ein Borad aussieht, sehen Sie hier:

Trollo-Screenshot Dezember 2014

Trollo-Screenshot Dezember 2014

Das sieht doch richtig übersichtlich aus, oder? Hier können Sie sich gleich anmelden und loslegen.

Evernote

Das mächtige Tool Evernote ist auf deutsch verfügbar und eignet sich unter anderem für das Brainstorming von anstehenden Projekten. Sie können mit Ihren Mitarbeitern Dokumente erstellen, in die jeder hinein schreiben kann. Sie können es auch als Sammelquelle nutzen, um alle recherchierten Inhalte abzulegen. Ganz egal, ob Fotos, Internetartikel oder Links von Webseiten, PDFs oder sonstige Dokumente. Sie können sogar über eine App von Smartphone und Tablet auf alles zugreifen und plattformübergreifend arbeiten. Sogar handschriftliche Notizen und Diagramme sind möglich. Evernote bietet eine sehr ausgeprägte Suchfunktion, die es Ihnen ermöglicht, Begriffe einzugeben, wobei dann sämtliche Dokumente durchsucht werden. Und Sie können mit dem Tool präsentieren. Mit wenigen Klicks ist es möglich, Notizen in eine Art Präsentation zu verwandeln, die dann in einem schlichten Layout ausgeworfen werden. Somit schaffen Sie schnell einen klaren Überblick, was zum Beispiel bei einem Meeting zur raschen Informationsaufnahme Ihrer Mitarbeiter führt. Ein generiertes Layout sieht dann so aus:

Evernote - Screenshot 2014

Evernote-Screenshot Dezember 2014

Einen kleinen Haken gibt es allerdings schon: Zwar können Sie das Tool kostenlos nutzen, haben dann aber nicht alle Funktionen. Hier ein kleiner Überblick (laut Evernote) zu den Account-Arten:

Free-Account

– Aufbewahrung von allen Informationen an einer zentralen Stelle (z.B. zu einem Projekt)
– Synchronisation aller Inhalte auf allen Geräten (Computer, Tablet, Smartphone)

Premium-Account (5 Euro / Monat)

– Umfasst alle Eigenschaften der kostenlosen Evernote Version
– Erweiterte Suchfunktionen
– Offline Zugriff auf Notizbücher (vom Smartphone aus)

Business-Account (10 Euro / Nutzer / Monat)

– Alle Eigenschaften von Evernote Premium
– Teamwork mit Kollegen
– Zentrale Administration

Für Sie als Unternehmen hat es vermutlich erst dann Sinn, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter alle einen Business-Account besitzen. Vielleicht Sind Sie ja trotzdem von Evernote überzeugt und wollen sich ein bisschen umgucken. Das können Sie hier.

Google Calendar

Der Google Calendar ist ein kostenloser Webkalender, bei dem Sie sich mit einem Google-Konto anmelden müssen, das Sie vermutlich ohnehin schon besitzen, falls Sie zum Beispiel einen YouTube-Account, eine GMail-Adresse oder ein Android-Smartphone besitzen, Google Analytics oder Google Ads nutzen. Hier können Sie Ihren eigenen Kalender mit all Ihren Kollegen teilen! Die wissen dann immer, wann Sie erreichbar sind. Oder sie erstellen einen Kalender dafür, was und wann in Ihrem Blog veröffentlicht werden soll und teilen diesen mit Ihrer ganzen Redaktion. Oder Sie laden jemanden persönlich ein, was Sie direkt aus Google Calendar heraus erledigen können. Der Eingeladene kann dann nach Eingang bestätigen oder ablehnen. Als App gibt es den Kalender auch und durch ständige Synchronisation ist alles auf dem gleichen Stand – Sie können sogar im Offline-Modus darauf zugreifen. Um keinen Termin zu verpassen, können Sie sich eine Erinnerung per E-Mail oder SMS zuschicken lassen. So ein Kalender sieht dann so aus:

Google Kalender,  Quelle: jobblog

Google Kalender,
Quelle: Kalender-Woche

Wollen Sie das mal ausprobieren? Das können Sie hier.

todoist

todoist ist so gesehen ein großes To-Do-Listen-Tool. Es ermöglicht Ihnen und Ihren Mitarbeitern ein kollaboratives Arbeiten miteinander. Sie legen zum Beispiel ein Projekt an und laden diejenigen dazu ein, die auch daran mitarbeiten sollen. Diese können dann direkt zugreifen. Sie können Aufgaben zuteilen und sogar Unterkategorien zur Übersichtlichkeit anlegen. Haben Sie Anmerkungen zu einem Dokument, können Sie diese direkt einfügen, genauso wie PDFs, Fotos oder Tabellen. Ihre Mitarbeiter sehen das dann auch. Eine integrierte Funktion namens »Karma« ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Produktivität nachzuverfolgen, somit können Sie Fortschritte veranschaulichen. Etiketten und Filter helfen dabei, eine klare Struktur zu behalten und damit nichts vergessen wird können Sie Erinnerungen hinzufügen. Und das geht auf ganz einfachem Wege, z.B. »Jeden Tag um 09:00 Uhr«. Die Erinnerungen erscheinen dann nach Ihren Wünschen per E-Mail, Push-Benachrichtungen oder SMS. Und klar, todoist gibt es auch als App für Smartphones und Tablets. Diesen Dienst bekommen Sie zwar grundsätzlich auch kostenlos, er ist dann aber nicht für Ihr Unternehmen geeignet. Deshalb müssten Sie wahrscheinlich einen kostenpflichtigen, aber ziemlich günstigen Premium- der Unternehmensaccount erstellen. Es gibt drei Preismodelle, die Sie hier finden.

Wie todoist überhaupt aussieht, können Sie sich hier mal ansehen:

todoist Quelle: gigacom

todoist
Quelle: todoist

Wunderlist

Auch Wunderlist ist ein To-Do-Listen-Tool. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass es wirklich leicht zu handhaben ist und vor allem schnell zu verstehen. Die Listen, die Sie erstellen, können Sie zum Beispiel mit Ihren Mitarbeitern teilen, die dann aber auch selbst angemeldet sein müssen. Die App gibt es kostenlos für iPhone, iPad, Android, Mac, Windows und Web. Und auch hier können Sie Ihren Mitarbeitern bestimmte Aufgaben zuweisen, sogar mit Fälligkeitsdatum und Priorität. Wenn Sie die Aufgabe als wichtig markieren, wird diese sogar noch einmal gesondert in einer »Wichtig«-Liste aufgeführt und hat einen rotes Sternchen. Nach Erledigung können diese abgehakt werden und jeder, der in dieser Liste ist, bekommt eine Meldung darüber. Je nachdem, wie es in den Einstellungen vorgenommen wurde, bekommen Sie eine Push-Benachrichtung oder E-Mail. Beides ist auch möglich. Wenn Sie eine Webseite besonders gut finden und diese eventuell zur Recherche gebraucht werden könnte, können Sie die direkt aus dem Browser heraus in die Wunderlist speichern, wo Sie vielleicht eine extra Liste für Recherchenquellen haben. Um einen Kontext innerhalb des Tools herzustellen, bietet es sich an, wenn Sie verschiedenen Aufgaben Hashtags zuweisen. Ein Klick zeigt dann nämlich, welche Aufgaben schon abgehakt wurden (erledigte Einträge) oder noch offen sind. Wenn Sie Wunderlist als Unternehmen benutzen möchten, dann kostet Sie das beispielsweise im App Store pro Jahr 49.99$ oder 4,99$ im Monat. Hier können Sie sich ansehen, wie Wunderlist auf dem Desktop so aussieht:

Wunderlist Screentshot 2014

Wunderlist
Screentshot 2014


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Lust auf Wunderlist? Hier können Sie sich und Ihr Unternehmen anmelden!

Dropbox

Dropbox ist ein Cloud-Storage-Dienst. Laden Sie zum Beispiel eine Datei in Ihre Dropbox, dann können Sie diese von jedem anderen Gerät, welches ans Internet angeschlossen ist, abrufen und herunterladen. Dieses Tool dient Ihnen also ausschließlich zum Datenaustausch. Zum Beispiel haben Sie ein größeres Projekt mit einer Agentur, die ziemlich weit weg sitzt – Dropbox bietet sich an. Alle relevanten Daten können in Ordnern sortiert hochgeladen werden. Somit bleibt Ihnen der ein oder andere E-Mail-Verkehr erspart. Einen Account mit zwei Gigabyte Speicherplatz gibt es kostenlos, mehr können Sie sich durch Empfehlungen verdienen (dies ist ein Empfehlungslink) oder kaufen. Laut Dropbox gibt es zwei Möglichkeiten:

Dropbox Pro

– 9,99 $ pro Monat bzw. 99 $ pro Jahr
– 1 TB (1.000 GB) Speicherplatz

Dropbox für Unternehmen

– 12 $ pro Nutzer und Monat
– So viel Speicherplatz, wie Sie benötigen
– Unbegrenzte Wiederherstellung von Dateien
– Datei-Freigabe-Steuerungen
– Persönlicher Support

Und so sieht das dann überhaupt aus:

Dropbox

Dropbox
Quelle: zdnet

Vielleicht ist Dropbox genau das richtige für Sie, schauen Sie mal hier. Allerdings gilt hier, deutsches Datenschutzrecht zu beachten, denn die Cloud-Server von Dropbox stehen außerhalb deutschen Hoheitsgebiets.

Foto: © nmann77 – Fotolia.com

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